MPPL (ETS) - Studi Kelayakan Pendaftaran Online SMA N 5 Surabaya

Nama : Trastian Satria Wibowo
NRP : 5114100016
Kelas : D

Nama Sekolah : SMA Negeri 5 Surabaya
Link Sekolah : http://www.sman5surabaya.sch.id/

Kelayakan Proyek

Studi Kelayakan Pendaftaran Online SMAN 5 Surabaya

PENDAHULUAN
Setiap tahunnya SMAN 5 Surabaya menerima siswa baru yang jumlahnya tidak sedikit. Juga peminat sekolah ini terbilang cukup tinggi, karena SMAN 5 Surabaya telah menjadi salah satu sekolah terbaik di Indonesia. Karena peminat yang tinggi maka SMAN 5 Surabaya menerapkan proses pendaftaran online.

Pada tahun 2011, sistem Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) di Surabaya sudah menjadi online dan terpusat menjadi PPDB Surabaya (ppdbsurabaya.net). Pada prosesnya PPDB Surabaya memang dengan sistem online, namun untuk beberapa proses selanjutnya masih dengan metode manual. Proses yang menggunakan metode manual seprti diantaranya, memverifikasi pendaftar dengan kelengkapan sejumlah dokumen seperti Kartu Keluarga dan printout dari proses pendaftaran.

Proses yang manual seperti verifikasi tersebut tentunya akan membutuhkan resource / sumber daya yang terbilang tidak sedikit. Mulai dari sumber daya manusia, biaya, waktu dan lain lain. Maka dari itu kelayakan proyek atau sistem ini akan ditinjau dari beberapa sisi seperti dari segi teknik pada sistem, ekonomi, hingga pada level operasional sistem.

BAHAN DAN METODE

Studi Kelayakan
Suatu studi kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah High point review (Jogiyanto,2008).

Faktor Kelayakan TELOS (Technical, Economy, Law, Operational, Schedule)

1. Kelayakan Teknis (Technical) menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak (Al fatta, 2007).
2. Kelayakan Ekonomi (Economy) : aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan.Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return investmen atau berapa lama biaya investasi dapat kembali (Al fatta, 2007).
3. Kelayakan Hukum (Law) : menguraikan secara hukum apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku (tidak melanggar hukum jika diterapkan di objek penelitian). Misal : bagaimana kelayakan perangkat lunak yang digunakan, bagaimana kelakan hukum informasi yang dihasilkan oleh program aplikasi yang dibuat. Apakah melanggar hukum atau tidak.
4. Kelayakan Operasional (Operational) : penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam orgnisasi (Jogianto, 2008).
5. Kelayakan Jadwal (Schedule) : penilaian kelayakan jadwal ini digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem akan dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Studi Kelayakan

Setelah mengetahui definisi dari kelayakan proyek maka akan dibahas tentang kelayakan proyek PPDB Surabaya untuk SMAN 5 Surabaya. Analisis kelayakan proyek PPDB dilihat dari beberapa segi kelayakan, diantaranya :

1. Kelayakan Teknik (technical feasibility)
2. Kelayakan Ekonomi (economy feasibility)
3. Kelayakan Operational
4. Kelayakan Hukum

1. Kelayakan Teknik
Perangkat Keras

No	Perangkat Keras
1	Processor Type	Intel ® Core i7
2	Memory	4GB DDR3
3	Harddisk	1TB
4	Monitor	Samsung 21"
5	Keyboard	USB Logitech
6.	Mouse	USB Logitech
7	Printer	Canon Laserjet

Aplikasi adalah sebuah tools untuk membantu dan mempermudah suatu aktivitas maupun yang lainnya. Tanpa adanya aplikasi tentu suatu aktivitas tidak bisa diselesaikan dengan cepat. Aplikasi sistem yang ada ataupun didigunakan di SMAN 5 Surabaya yaitu: 

NO	Perangkat Lunak	Kegunaan
1	Windows 10 / Ubuntu 16.04	Sistem Operasi
2	PHP	Bahasa Pemrograman
3	Photoshop CS 3	Design Web
4	Coreldraw X5	Design Web
5	Google Chrome	Web Browser
6	XAMPP	Web Server
7	Maria DB	Database Server

NO	Aplikasi / software	Keterangan
1	Microsoft Word	Digunakan dalam pengetikan untuk memverifikasi
2	Microsoft Excel	Digunakan dalam penginputan data dan penyimpanan data
3	Google Chrome	Website SMAN 5 Surabaya

• 
  
• Database Sistem

Data base merupakan suatu tempat penyimpanan data ataupun file-file, dan data base yang digunakan di SMAN 5 Surabaya pada saat ini yaitu:

NO	Database Sistem	Keterangan1
1	Mysql	Penyimpanan data

Menilai Kelayakan Teknik
Dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan untuk PPDB Surabaya khususnya di SMAN 5 Surabaya, maka sistem diprediksi akan berjalan dengan lancar sesuai harapan. Tanpa melihat faktor luar yang bisa terjadi maka sistem ini dinilai lebih dari standar yang dipakai untuk sistem lain. Nilai kelayakan teknik PPDB di SMAN 5 Surabaya akan diberi nilai 9.

2. Kelayakan Ekonomi

RENCANA ANGGARAN DAN BIAYA

NO	URAIAN	VOLUME SATUAN	HARGA SATUAN	JUMLAH BIAYA
I	Penerimaan Sumber Dana Bos Pusat
	1.1.  Rapat-rapat	2 keg x 16 0rang	Rp.       15.000	Rp.            480.000
	1.2.  Catridge printer	1 buah	Rp.     470.000	Rp.            470.000
	1.3.  Transport pengiriman leaflet	1 keg	Rp.  1.000.000	Rp.        1.000.000
	1.4.  Photo copy formulir, surat-surat dl	350 siswa 20 lembar	Rp.            150	Rp.        1.050.000
	1.5. Kertas HVS 70 gr	1 Keg x 5	Rp.       40.000	Rp.            200.000
	1.6. Buku tulis polio 100 lembar	2 buah	Rp.       12.500	Rp.              25.000
	1.7. Tinta Printer	1 set	Rp.     120.000	Rp.            120.000
	1.8. Biaya pembuatan spanduk	1 buah	Rp.     225.000	Rp.            225.000
	1.9. Konsumsi Panitia	5 hari x 16 orang	Rp.       15.000	Rp.         1.200.000
	1.10. Konsumsi daftar ulang	2 hari x 24 orang	Rp.       15.000	Rp.            720.000
	1.11. Photo copy Program dan Laporan	100 lembar  x 3 buah	Rp.            150	Rp.              45.000
	1.12. Penjilidan Program dan Laporan	3 buah	Rp.         4.000	Rp.              12.000
	1.13. Penjilidan Buku Biodata Siswa	360 eks	Rp.         3.000	Rp.         1.080.000
	TOTAL JUMLAH			Rp.        6.627.000

Menilai Kelayakan Ekonomi
Anggaran yang terbilang cukup tinggi untuk sebuah benda fisik untuk kebutuhan pendaftaran siswa baru dirasa kurang efisien dibandingkan jika kita memakai sistem digital (non fisik) untuk sebuah laporan misalnya. Itu akan mengurangi anggaran sehingga lebih ekonomis. Nilai kelayakan ekonomi dari sistem PPDB SMAN 5 Surabaya ini bernilai 7.5.

3. Kelayakan Operasional
Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:

Performances

Sistem Lama	Sistem Baru
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 verifikasi membutuhkan waktu yang lama dan tenaga ekstra	Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 laporan relatif singkat, yaitu ± 10menit.

Information

Sistem Lama	Sistem Baru
Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat.	Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan lebih akurat.

Economy

Sistem Lama	Sistem Baru
Biaya yang dikeluarkan tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak bukti verifikasi.	Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.

Control

Sistem Lama	Sistem Baru
File-file pendaftaran dapat diakses oleh panita non admin	Pengendalian system dilakukan dengan membatasi hak user serta

Efficiency

Sistem Lama	Sistem Baru
Admin mengecek satu persatu data untuk diverifikasi	Verifikasi dilakukan oleh sistem

Services

Sistem Lama	Sistem Baru
Sistem lambat dalam proses pengolahan data	Proses pengolahan data lebih cepat

Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah calon siswa baru ataupun panitia yang telah dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 8,5.

4. Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa system informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi. Proyek system yang akan dikembangkan secara hukum dinilai layak karena perangkat lunak (software) yang digunakan resmi sesuai dengan perijinan yang ada. Dan pada aplikasi ataupun software yang akan dikembangkan menggunakan software yang bersifat open source.

No	Open Source	Lisensi
1	Ubuntu 16.04	Windows 10
2	PHP	Photoshop CS 3
3	XAMPP	Corel Draw X5
4	Maria DB	Microsoft Word
5	Google Chrome	Microsoft Excel
6	MySQL

Menilai Kelayakan Hukum
Dengan menggunakan perangkat lunak berlisensi asli serta beberapa perangkat lunak open source, maka sistem PPDB SMAN 5 Surabaya dapat dijalankan tanpa melanggar hukum yang ada saat ini. Sehingga diharapkan sistem ini dapat berjalan dengan lancar tanpa terhalang lisensi. Untuk itu kelayakan hukum yang ada dapat dinilai 9.

KESIMPULAN

Berdasarkan tujuan dari analisis Studi Kelayakan PPDB Surabaya di SMAN 5 Surabaya, maka dapat disimpulkan:

1. Hasil dari analisis studi kelayakan PPDB Surabaya pada SMAN 5 Surabaya, pengembangan sistem sudah layak dilakukan atau dikembangkan dengan nilai rata-rata 8,5.
2. Rekomendasi untuk pihak SMAN 5 Surabaya agar proses Penerimaan Peserta Didik Baru di SMAN 5 Surabaya segera dilakukan dan digunakan dalam proses penerimaan siswa baru.

SARAN

Berdasarkan kesimpulan yang didapat dari studi kelayakan ini adalah :

1. Proses verifikasi yang masih manual diharapkan dapat diimplementasikan secara online pada sistem yang akan dikembangkan/dijalanka.
2. Sistem PPDB Surabaya lebih cepat untuk dikembangkan dan dapat dievaluasi lebih lanjut untuk sistem yang lebih baik lagi.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.smpn1ciamis.sch.id/2016/06/program-ppdb-tahun-pelajaran-20162017.html

http://ejournal.uin-suska.ac.id/index.php/sitekin/article/view/748

-TSW-